Zmiana pracodawcy w środku roku to dziś nic nadzwyczajnego. Nowa umowa, nowe obowiązki… i bardzo często pytanie: co z urlopem wypoczynkowym? Czy „przechodzi” do nowej firmy? Czy można dostać go więcej, a może mniej? Odpowiedzi dostarcza instytucja urlopu proporcjonalnego, uregulowana w Kodeksie pracy.
Poniżej wyjaśniam, kiedy stosuje się urlop proporcjonalny, jak go obliczyć i na co uważać, aby nie stracić należnych dni wolnych.
Czym jest urlop proporcjonalny?
Urlop proporcjonalny to sposób ustalania wymiaru urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy stosunek pracy nie trwa przez cały rok kalendarzowy. Najczęściej dotyczy to:
- zmiany pracodawcy w trakcie roku,
- ponownego zatrudnienia po przerwie,
- powrotu do pracy po długiej nieobecności (np. urlopie bezpłatnym).
Zasada jest prosta: urlop „dzieli się” proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy.
Zmiana pracodawcy w trakcie roku – jak to działa w praktyce?
- Urlop u poprzedniego pracodawcy
Jeżeli umowa o pracę kończy się w trakcie roku, pracodawca ustala urlop należny tylko za okres zatrudnienia w tym roku. Przykładowo:
- pracownik ma prawo do 26 dni urlopu rocznie,
- pracował od stycznia do końca czerwca (6 miesięcy),
- przysługuje mu 6/12 z 26 dni, czyli 13 dni urlopu.
Jeżeli nie wykorzysta ich w naturze, otrzyma ekwiwalent pieniężny przy rozwiązaniu umowy.
- Urlop u nowego pracodawcy w tym samym roku
Nowy pracodawca również ustala urlop proporcjonalnie – od dnia zatrudnienia do końca roku. Jednak kluczowe znaczenie ma to, ile urlopu pracownik już wykorzystał.
Możliwe są trzy scenariusze:
- urlop został wykorzystany w całości – nowy pracodawca nie musi już udzielać urlopu w tym roku,
- urlop wykorzystano w mniejszym wymiarze niż należny u poprzedniego pracodawcy – pracownik zachowuje prawo do „reszty” urlopu,
- urlop wykorzystano w większym wymiarze, niż wynikało z okresu zatrudnienia – nadwyżka pomniejsza urlop u nowego pracodawcy.
Ważne: łączny urlop w danym roku nie może przekroczyć ustawowego limitu (20 albo 26 dni).
A jeśli nowa umowa jest tylko na część roku?
Gdy kolejna umowa nie trwa do końca roku kalendarzowego (np. umowa na 3 miesiące), urlop u nowego pracodawcy ustala się wyłącznie proporcjonalnie do długości tej umowy, niezależnie od wcześniejszych zatrudnień.
Ponowne zatrudnienie po przerwie u tego samego pracodawcy
Jeżeli nie doszło do rozwiązania umowy, a jedynie do przerwy w wykonywaniu pracy trwającej co najmniej miesiąc (np. urlop bezpłatny), urlop również liczy się proporcjonalnie.
Wyjątek stanowi urlop wychowawczy. Jeżeli pracownik w danym roku choć raz faktycznie wykonywał pracę, to okresy urlopu wychowawczego wlicza się do stażu urlopowego za ten rok.
Jak obliczyć urlop proporcjonalny krok po kroku?
- Ustal roczny wymiar urlopu (20 lub 26 dni).
- Podziel go przez 12 (liczba miesięcy w roku).
- Pomnóż przez liczbę miesięcy zatrudnienia.
- Zaokrąglij w górę do pełnego dnia.
Przykład:
26 dni × 5 miesięcy / 12 = 10,83 → 11 dni urlopu
Zaokrąglenia – ważna zasada
Prawo pracy jest tu korzystne dla pracownika:
- niepełny miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
- niepełny dzień urlopu zawsze zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Dzięki temu pracownik nigdy nie traci „ułamkowych” dni urlopu.
Czy urlop można „przenieść” między pracodawcami?
Co do zasady – nie. Urlop niewykorzystany u poprzedniego pracodawcy jest rozliczany ekwiwalentem. Istnieje jednak wyjątek: za zgodą pracownika możliwe jest porozumienie między pracodawcami, w ramach którego nowy pracodawca udzieli urlopu „w naturze”.
Podsumowanie
Urlop proporcjonalny ma jeden główny cel: sprawiedliwie rozliczyć urlop w sytuacjach, gdy praca nie trwa cały rok. Ważne zasady, które warto zapamiętać:
- urlop zależy od długości zatrudnienia w danym roku,
- suma urlopu nie może przekroczyć rocznego limitu,
- zaokrąglenia zawsze działają na korzyść pracownika,
- zmiana pracy nie oznacza utraty prawa do wypoczynku.
Znajomość tych zasad pozwala uniknąć nieporozumień i świadomie planować urlop – nawet przy częstych zmianach pracy.